Każda organizacja pozarządowa prowadząca pełną księgowość ma obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego za miniony rok obrotowy. Nie ma znaczenia, czy prowadziła działalność gospodarczą, czy nie, ani czy była aktywna w danym roku. Jeśli fundacja, stowarzyszenie, klub sportowy lub OSP prowadziły pełną księgowość, są zobowiązane do przygotowania takiego sprawozdania.
Ale tak właściwie jak wykonać sprawozdanie finansowe?
Sprawozdanie organizacji pozarządowej – o czym trzeba pamiętać?
Istnieje wymóg odnośnie wykonania sprawozdania finansowego organizacji pozarządowej. W pierwszej kolejności się je wykonuje, podpisuje, zatwierdza, a następnie wysyła do odpowiedniego organu. Okresem, za który składa się sprawozdanie finansowe, jest poprzedni rok obrotowy, który z reguły jest równy z rokiem kalendarzowym.
Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości sprawozdanie finansowe podpisuje:
- Osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg rachunkowych (np. księgowy).
- Kierownik jednostki (czyli zarząd, jeśli działa kolegialnie).
- Jeśli zarząd jest organem wieloosobowym, każdy jego członek musi podpisać sprawozdanie. W przypadku odmowy podpisu dana osoba musi złożyć pisemne wyjaśnienie (uzasadnić brak podpisu).
Obowiązek sprawozdawczy organizacji pozarządowych
Bez względu na to, czy w organizacji pozarządowej były prowadzone jakiekolwiek działania, jeżeli prowadzi się pełną księgowość, trzeba je wykonać.
Każda organizacja pozarządowa prowadząca pełną księgowość ma obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego, bez względu na to, czy prowadziła działalność w danym roku obrotowym. Nawet jeśli działalność była minimalna lub organizacja nie była aktywna, sprawozdanie musi zostać sporządzone.
Do końca trzeciego miesiąca roku obrotowego – organizacja musi sporządzić sprawozdanie finansowe.
Dla organizacji, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, termin ten upływa 31 marca.
Przyjęcie sprawozdania przez właściwe władze ma miejsce do końca szóstego miesiąca roku obrotowego – sprawozdanie musi zostać zatwierdzone przez właściwe władze organizacji (np. walne zgromadzenie członków). Dla roku obrotowego równego kalendarzowemu termin ten to 30 czerwca.
Organizacje, które prowadzą działalność gospodarczą i są wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), muszą przekazać sprawozdanie finansowe w ciągu 15 dni od daty jego zatwierdzenia.
Obowiązki wynikają z ustawy o rachunkowości, w szczególności z:
- Art. 52 ust. 1–2 – termin sporządzenia sprawozdania finansowego,
- Art. 69 ust. 1 – termin przekazania do KRS.
Rodzaje sprawozdania finansowego organizacji pozarządowej
Mimo że sprawozdania finansowe muszą być sporządzone zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy o rachunkowości, dostępne są różne ich rodzaje.
Domyślnym wzorem dla organizacji pozarządowych jest ten określony w załączniku nr 6 do ustawy o rachunkowości.
Można jednak skorzystać także z wzoru z załącznika nr 1, który będzie odpowiedni dla organizacji prowadzących księgowość według pełnych zasad, bez stosowania uproszczeń. Warto pamiętać, że wybór wzoru zależy od sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz charakteru działalności organizacji.
Czy obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego dotyczy każdej organizacji?
Co ciekawe, jeśli organizacja pozarządowa spełnia warunki i zdecyduje się na prowadzenie uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów (UEPiK) oraz zgłosi tę decyzję do Urzędu Skarbowego, jest zwolniona z obowiązku sporządzania sprawozdania finansowego zgodnie z ustawą o rachunkowości.
Warunki prowadzenia UEPiK brzmią:
- Organizacja nie prowadzi działalności gospodarczej.
- Nie posiadają statusu organizacji pożytku publicznego.
- Przychody organizacji w poprzednim roku nie przekroczyły progu 100 000 zł ( od 01.01.2025 ten limit wzrasta do 1 000 000,00 zł )
- Decyzja o wyborze UEPiK została zgłoszona do Urzędu Skarbowego do 31 stycznia roku, w którym organizacja chce korzystać z uproszczeń
Zgodnie z ustawą o rachunkowości, wszystkie osoby prawne (w tym fundacje, stowarzyszenia i inne organizacje pozarządowe) prowadzące pełną księgowość muszą sporządzać sprawozdanie finansowe, bez względu na:
- Rozmiar organizacji,
- Charakter działalności,
- Wysokość przychodów.
Nawet najmniejsze organizacje, które prowadzą pełną księgowość, muszą sporządzić:
- Bilans,
- Rachunek zysków i strat,
- Informację dodatkową.
W przypadku braku przychodów czy działalności pozycje w sprawozdaniu mogą wykazywać kwoty zerowe, ale dokumenty i tak muszą zostać przygotowane.
Z kolei jeśli organizacja nie zatrudnia księgowego, sporządzenie sprawozdania finansowego należy do obowiązków osób zarządzających organizacją, np. członków zarządu.
Kto zajmuje się sprawozdaniem finansowym?
Sporządzenie sprawozdania finansowego należy do obowiązków kierownika jednostki. Może to być jedna osoba lub wieloosobowy organ, na przykład zarząd.
W praktyce jednak najczęściej odpowiedzialność za to spoczywa na księgowym lub zewnętrznej firmie, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych.
Co grozi za błędy w sprawozdaniu finansowym?
Mimo wszystko należy pamiętać, że odpowiedzialność za sprawozdanie finansowe ponosi nie księgowy, a właśnie zarząd fundacji.
Oznacza to, że przekazując do odpowiedniego organu sprawozdanie finansowe z nieprawdziwymi danymi lub nieprawidłowo wykonane, kara grozi właśnie kierownikowi. W takiej sytuacji jest to grzywna lub pozbawienie wolności do 2 lat.
Czy można podpisać sprawozdanie finansowe elektronicznie?
Według aktualnych przepisów wszystkie sprawozdania finansowe muszą być sporządzone w postaci elektronicznej.
Forma elektroniczna sprawozdania dotyczy też jego podpisania. Jest ona ściśle określona już od 2020 roku. Można zrobić to kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym (ePuap).
W ten sposób wszystkie organizacje pozarządowe wpisane do KRS muszą to zrobić w strukturze logicznej.
Sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych.
Ile dni od daty zatwierdzenia wysyła się sprawozdanie finansowe?
Zgodnie z ustawą o rachunkowości:
- Termin sporządzenia sprawozdania finansowego upływa z końcem trzeciego miesiąca po zakończeniu roku obrotowego, co oznacza 31 marca, jeśli rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym.
- Sprawozdanie finansowe musi być podpisane elektronicznie: Kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub Podpisem zaufanym (ePUAP), przez: Osobę prowadzącą księgi rachunkowe (np. księgowego), Kierownika jednostki (zarząd organizacji).
Zatwierdzenie sprawozdania finansowego przez właściwe władze organizacji (np. walne zgromadzenie członków) musi nastąpić do końca szóstego miesiąca po zakończeniu roku obrotowego. Dla roku obrotowego pokrywającego się z kalendarzowym, termin ten przypada na 30 czerwca. Do tego momentu sprawozdanie nie musi być przekazywane do żadnego organu.
Z kolei przekazanie sprawozdania finansowego do organów odbywa się w następujący sposób:
- Do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) – Organizacje, które nie prowadzą działalności gospodarczej, muszą przekazać sprawozdanie do KAS w ciągu 15 dni od jego zatwierdzenia. Dla sprawozdań zatwierdzonych 30 czerwca, ostateczny termin wynosi 15 lipca.
- Do KRS – Organizacje prowadzące działalność gospodarczą i wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS mają taki sam termin: 15 dni od daty zatwierdzenia sprawozdania finansowego. Za to dla sprawozdań zatwierdzonych 30 czerwca, ostateczny termin przypada 15 lipca.
Za to termin przekazania do KRS przez organizacje prowadzące działalność gospodarczą, zarejestrowane w rejestrze przedsiębiorców KRS również mają 15 dni od daty zatwierdzenia.
Kto zatwierdza sprawozdanie finansowe?
Informacje na temat tego, kto jest osobą od zatwierdzenia sprawozdania finansowego, są określone w statucie organizacji. Może być nią chociażby:
- rada fundatorów,
- komisja rewizyjna (organ nadzoru),
- walne zebranie członków.
Zatwierdzenie sprawozdania finansowego może się odbyć na dwa sposoby:
- poprzez głosowanie,
- uchwałą zatwierdzającą sprawozdanie finansowe.
Pamiętajmy, że dokument trzeba zatwierdzić maksymalnie 6 miesięcy od dnia bilansowego, czyli dla większości organizacji do 30 czerwca.
Jak wygląda sprawa podpisania sprawozdania przy zmianie zarządu?
Co zrobić w przypadku, gdy władze organizacji właśnie się zmieniły? W takich sytuacjach często powstają wątpliwości. Czy powinny zająć się tym nowe osoby?
W rzeczywistości ta kwestia jest jasno określona. Otóż sprawozdanie finansowe podpisują te osoby, które są członkami zarządu w momencie przyjmowania sprawozdania.
Status organizacji pożytku publicznego – jak przesłać sprawozdanie finansowe?
Nieco inaczej wygląda to, w przypadku działalności pożytku publicznego. Działalność, która według Krajowego Rejestru Sądowego ma status organizacji pożytku publicznego, wysyła sprawozdanie najpóźniej do 15 lipca. Z tym, że jeżeli rok obrotowy różni się od kalendarzowego, będzie to 30 listopada.
Sprawozdanie OPP umieszcza się w bazie sprawozdań organizacji pożytku publicznego. Tę bazę prowadzi Dyrektor Narodowego Instytutu Wolności – Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego.
Ważne jest tutaj to, że poza samym sprawozdaniem finansowym, trzeba przygotować sprawozdanie merytoryczne.
Czy każde sprawozdanie finansowe należy zatwierdzić przez audyt?
Biorąc pod uwagę, że w razie wszelkich nieścisłości w dokumentach, mogą być nakładane kary, warto mieć absolutną pewność, że sprawozdanie zostało należycie przygotowane. Więcej o wymogach prawnych napisaliśmy w artykule: Jak działa fundacja?
Jednak w niektórych przypadkach, kontrola całego procesu jest wręcz obowiązkowa. Poddanie dokumentu do audytu obowiązuje, gdy działalność pozarządowa spełnia przynajmniej 2 z 3 warunków:
- średnioroczne zatrudnienie wyniosło minimum 50 osób na pełen etat,
- suma aktywów na koniec roku obrotowego stanowiła co najmniej 2,5 miliona euro,
- przychody netto ze sprzedaży oraz operacji finansowych łącznie wyniosły minimum 5 milionów euro.
Wówczas konieczne jest załączenie sprawozdania z badania przy składaniu sprawozdań do Urzędu Skarbowego czy KRS.
Ponadto, o audycie mówimy także przy organizacji pożytku publicznego, która:
- realizuje zadania publiczne zlecone, jako powierzone do wykonania lub do wspierania zadania publicznego oraz,
- w całym roku obrotowym łącznie otrzymała dotacje na realizację zadań publicznych o wartości 100 000 zł oraz,
- przychody w roku obrotowym wyniosły przynajmniej 3 miliony zł.
Zdecydowanie się na takie badanie to dobry pomysł, jeżeli chcesz mieć gwarancję tego, że wszystko będzie zgodne z prawem, ale w tych przypadkach jest to obowiązek.
Sprawozdanie finansowe to istotny temat, dla wszystkich osób w zarządzie fundacji pozarządowych i osób, którym powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Dotyczy to niemal wszystkich organizacji pozarządowych, a przekazanie dokumentów do Urzędu Skarbowego czy Krajowego Rejestru Sądowego to obowiązek, o którym nie można zapomnieć.
Dlatego warto wiedzieć, jak się wysyła sprawozdanie i mieć pewność, że wszystko zostało wykonane prawidłowo. Jeśli potrzebujesz więcej informacji o trzecim sektorze, zapoznaj się z naszym artykułem na jego temat.
