Konkursy NGO

Jeśli Twoja organizacja pozarządowa planuje pozyskać środki publiczne, warto zainteresować się otwartymi konkursami ofert. To jedna z głównych dróg finansowania działań NGO w Polsce. Tylko jakimi zasadami się one rządzą?

Jak powinno wyglądać ogłoszenie konkursu?

Ogłoszenie konkursowe to dokument o charakterze formalnym, który musi zawierać precyzyjne i zgodne z ustawą informacje. W praktyce pełni ono podobną funkcję jak specyfikacja warunków zamówienia w prawie zamówień publicznych – określa zakres, przedmiot oraz tryb przeprowadzania konkursu.

Organ administracji publicznej musi jasno wskazać rodzaj zadania publicznego, które ma zostać zrealizowane oraz wysokość środków publicznych przeznaczonych na ten cel. Te środki mają wspierać działalność organizacji pozarządowych w obszarach, takich jak profilaktyka uzależnień promująca zdrowy tryb życia czy nawet kreatywnych na rzecz stymulowania rozwoju dzieci i młodzieży.

Dobre ogłoszenie powinno zawierać również zasady przyznawania dotacji, w tym czy dofinansowanie może zostać przeznaczone na zakup sprzętu lub wynagrodzenia. Jeśli istnieją jakiekolwiek ograniczenia co do wysokości wkładu własnego lub celu, na który mogą zostać wydane środki, muszą one zostać dokładnie wskazane. Warto również zawrzeć informację, jaki jest planowany procent dofinansowania.

Kto ogłasza otwarty konkurs ofert?

Zgodnie z art. 11 ust. 2a ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, jednostka samorządu terytorialnego może zlecić organizacji pozarządowej obsługę konkursu ofert. Choć sama decyzja o ogłoszeniu konkursu należy do administracji, to część zadań może zostać przekazana NGO.

W praktyce oznacza to, że organizacja pozarządowa może zostać wybrana do przeprowadzenia całego procesu konkursowego od strony formalnej. Będzie odpowiedzialna za takie działania jak przygotowanie i publikacja ogłoszenia, przyjmowanie i rejestracja ofert, organizacja posiedzeń komisji konkursowej, prowadzenie korespondencji z wnioskodawcami, a także czuwanie nad poprawnością procesu.

Co istotne, taka organizacja nie decyduje o przyznaniu środków. Pełni wyłącznie funkcję wykonawczą i wspierającą. Sam proces wyboru ofert, przyznanie dotacji oraz podpisanie umów leży po stronie organu administracji publicznej.

Rozwiązanie to jest często wykorzystywane przez samorządy, które nie mają wystarczających zasobów kadrowych, by samodzielnie obsługiwać wszystkie etapy procedury. Zlecanie obsługi konkursu organizacjom, które mają doświadczenie w pracy z sektorem pozarządowym, pozwala także na zwiększenie transparentności i płynności działań.

Kiedy są ogłaszane konkursy otwarte?

Otwarte konkursy ofert nie mają jednej, sztywnej daty ogłoszenia. To, kiedy się pojawią, zależy od planów i łącznego budżetów funduszu poszczególnych jednostek samorządu terytorialnego lub instytucji centralnych.

W praktyce większość konkursów ogłaszanych jest na początku roku. Często dzieje się to w styczniu lub lutym, gdy urzędy zatwierdzają swoje roczne plany współpracy z organizacjami pozarządowymi.

Są jednak również konkursy ogłaszane cyklicznie. Dotyczy to zwłaszcza zadań związanych z profilaktyką, edukacją, wychowaniem, organizacją czasu wolnego dla dzieci, świadczeniem specjalistycznych usług opiekuńczych, wspieraniem działalności podmiotów sektora, kultury i dziedzictwa narodowego, zakresem działalności na rzecz kultury i tradycji, organizowaniem i świadczeniem specjalistycznego wsparcia dla osób z zaburzeniami psychicznymi czy sektorem kultury i przemysłów.

Jeśli chcesz być na bieżąco, warto śledzić aktualne konkursy w Biuletynie Informacji Publicznej oraz na stronach urzędów. W wielu przypadkach pomocne okazują się też serwisy branżowe i organizacje takie jak OFOP, która poleca fundusze europejskie przyjazne organizacjom z Unii Europejskiej oraz inne otwarte nabory. W ogłoszeniach bardzo często podawana nazwa konkursu, miejscowość i tematyka konkursu.

Kto może brać udział w otwartym konkursie ofert?

W otwartym konkursie ofert mogą startować organizacje pozarządowe oraz inne podmioty prowadzące działalność pożytku publicznego. Najczęściej są to fundacje, stowarzyszenia, spółdzielnie socjalne i organizacje kościelne.

Udział mogą wziąć tylko te jednostki, które posiadają osobowość prawną. W przypadku stowarzyszeń zwykłych, które nie mają osobowości prawnej, wymagane jest prowadzenie uproszczonej ewidencji oraz wpis do odpowiedniego rejestru.

Z konkursu wyłączone są podmioty, które nie realizują zadań w sferze działalności nieodpłatnej lub odpłatnej pożytku publicznego. Jeśli organizacja działa jedynie komercyjnie, nie spełnia warunków udziału.

Co ważne, instytucja ogłaszająca konkurs może określić dodatkowe kryteria, jak doświadczenie, tematyka działań lub zasięg. Nie może jednak wykluczyć żadnej grupy na podstawie formy prawnej, jeśli spełnia ona ustawowe wymagania. W niektórych przypadkach może być brany pod uwagę także rodzaj funduszu, z którego finansowane będzie zadanie.

Czy są organizowane aktualne konkursy tylko dla organizacji pożytku publicznego?

Tak, zdarzają się konkursy ofert na realizację zadania, które są skierowane wyłącznie do organizacji pożytku publicznego. Taki wymóg może pojawić się w ogłoszeniu, zwłaszcza jeśli zadanie dotyczy na przykład działalności na rzecz dzieci czy zakresu pomocy społecznej polegającej na wsparciu potrzebującym.

W praktyce większość konkursów pozostaje otwarta także dla organizacji bez statusu OPP, pod warunkiem spełniania wymogów ustawy. Niezależnie od tego, procent dofinansowania nieznany lub kwota dofinansowania nieznana w ogłoszeniu może wymagać większej elastyczności planowania budżetu po stronie wnioskodawcy.

Czy kilka organizacji może razem złożyć ofertę w otwartym konkursie ofert?

Prawo pozwala, aby kilka organizacji pozarządowych wspólnie złożyło jedną ofertę na realizację zadania publicznego pod nazwą danego projektu. Muszą jednak jasno określić, które działania wykona każda z nich i jak podzielą się obowiązkami.

Taka forma współpracy dobrze sprawdza się przy dużych projektach, chociażby z zakresu kultury i przemysłów kreatywnych albo program profilaktyki uzależnień promującym zdrowy tryb życia. Wspólna oferta zwiększa szansę na powodzenie, ale wymaga dokładnego porozumienia i jednej umowy z administracją. W przypadku takich partnerstw istotna jest też zgodność z przepisami dotyczącymi prawa zamówień publicznych. Szczególnie jeśli projekt jest współfinansowany z funduszy europejskich przyjaznych organizacjom.

Gdzie można znaleźć informacje o aktualnych konkursach?

Informacje o aktualnych konkursach publikowane są w Biuletynie Informacji Publicznej, na stronach urzędów oraz w portalach dla organizacji pozarządowych. W tych miejscach znaleźć można nie tylko ogólne informacje, ale również konkretne dane, takie jak data zakończenia naboru, łączny budżet funduszu czy kwota dofinansowania.

Często samorządy polecają fundusze z Unii Europejskiej, chociażby na działania w obszarze czasu wolnego dla dzieci, kultury czy zdrowia i polityki społecznej.

Zdarza się, że ogłoszenia pojawiają się również na tablicach ogłoszeń urzędów i w lokalnej prasie. Warto więc korzystać z wielu źródeł równocześnie, szczególnie gdy zależy nam na pozyskaniu informacji o ofertach na realizację zadania publicznego z różnych obszarów działalności.

Dobrą praktyką jest regularne śledzenie aktualnych konkursów oraz ich tematyki. Pozwala to lepiej zaplanować działania i przygotować dokumenty zgodne z wymaganiami organizatora konkursu. Należy zwrócić uwagę na to, kto jest organizatorem konkursu, jakie są konkretne wymagania i jaka jest tematyka konkursu. To wszystko ma wpływ na kwalifikowalność projektu i ocenę oferty.

Konieczne jest też monitorowanie terminów. Zwłaszcza gdy ogłoszenie zawiera informację o dacie zakończenia naboru oraz o tym, jaki jest łączny budżet funduszu przeznaczony na realizację zadania publicznego. Wiedza o tym, jaka jest kwota dofinansowania możliwa do uzyskania, a także zgodność działań z określoną tematyką konkursu, może znacząco zwiększyć szanse na powodzenie.

Nabór wniosków – aktualne konkursy

Złożenie oferty to dopiero początek. Aby otrzymać dofinansowanie, projekt musi przejść ocenę formalną i merytoryczną według jasnych, określonych wcześniej kryteriów.

Kto ocenia wnioski konkursowe?

Wnioski oceniane są przez komisję konkursową powołaną przez organ ogłaszający konkurs. W jej skład mogą wchodzić urzędnicy, eksperci i przedstawiciele organizacji pozarządowych.

Co podlega ocenie?

Podczas naboru najpierw sprawdzana jest zgodność oferty z ogłoszeniem i wymaganiami formalnymi. Następnie analizuje się opis działań, budżet i plan rezultatów.

Pod uwagę brana jest też zgodność projektu z celem konkursu, na przykład rozwój działalności podmiotów sektora kultury, promocja zdrowego stylu życia czy aktywizacja dzieci i młodzieży.

Każdy projekt otrzymuje punkty, a najwyżej ocenione oferty uzyskują dofinansowanie.

Termin rozpatrzenia wniosków w aktualnych konkursach

Termin rozpatrzenia wniosków w otwartym konkursie ofert zwykle określany jest w ogłoszeniu. Zazwyczaj wynosi on od kilku tygodni do dwóch miesięcy, w zależności od rodzaju funduszu, tematyki konkursu oraz liczby zgłoszeń, które wpłynęły na konkurs ofert na realizację zadania.

W ogłoszeniu powinien znaleźć się harmonogram, zawierający dokładną datę zakończenia naboru oraz planowaną datę ogłoszenia wyników. Jeśli procent dofinansowania lub kwota dofinansowania są nieznane, proces analizy może potrwać dłużej. Taka sytuacja występuje najczęściej przy projektach finansowanych z różnych źródeł, gdzie procent dofinansowania nieznany na etapie ogłoszenia wymaga dodatkowych ustaleń.

Organizator konkursu, jako podmiot odpowiedzialny za przeprowadzenie procedury, ma obowiązek zapewnić ocenę zgodnie z przepisami ustawy. Ma to szczególne znaczenie w przypadku ofert na realizację zadania publicznego z zakresu polityki społecznej, edukacji i wychowania lub spraw społecznych i mieszkaniowych, gdzie ocena musi uwzględniać również aspekty jakościowe i społeczne projektów.

Prawa zamówień publicznych a konkursy dla organizacji pozarządowych

W przypadku części konkursów ofert na realizację zadania zasady ich realizacji są powiązane z przepisami prawa zamówień publicznych. Dotyczy to zadań współfinansowanych ze środków publicznych, gdy instytucja zobowiązana do stosowania tej ustawy (samorząd), ogłasza otwarty konkurs ofert.

Zgodność z ustawą zależy nie tylko od tego, kto jest organizatorem konkursu, ale również od rodzaju funduszu, z którego pochodzi finansowanie. Wiele zadań publicznych z zakresu edukacji, profilaktyki zdrowotnej czy polityki społecznej jest wspieranych w ramach środków objętych rygorami zamówień publicznych.

Zamawiający ma obowiązek zadbać o jawność postępowania oraz wskazanie niezbędnych danych, takich jak:

• data zakończenia naboru,
• nazwa konkursu,
• miejscowość,
• łączny budżet funduszu,
• rodzaj funduszu.

Pełna dokumentacja naboru powinna być udostępniona publicznie, niezależnie od tego, czy konkurs dotyczy środków lokalnych czy zewnętrznych.

W przypadku konkursów ogłaszanych przez jednostki samorządu terytorialnego o charakterze miejsko gminnym, dla tych, którzy chcą realizować lokalne działania między innymi na rzecz dzieci i młodzieży czy edukacji zdrowia i polityki, często odpowiedzialność za ich realizację spoczywa na wydziale spraw społecznych.