Do obowiązków stowarzyszenia należy między innymi przygotowywanie sprawozdania finansowego organizacji pozarządowej. A więc co warto wiedzieć na ten temat?
Obowiązek sprawozdawczy organizacji pozarządowych
Organizacje pozarządowe każdego roku mają obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego. Jeśli założymy organizacje w 2025 roku, to możemy zaznaczyć w formularzu rejestracyjnym, iż pierwszym rokiem rozliczeniowym będzie 2026 rok. Wtedy do sprawozdania wpisujemy dane zarówno z 2025 jak, i 2026 r.
Oznacza to, że muszą przygotować sprawozdanie, podpisać je, zatwierdzić i przesłać do odpowiedniego organu. Okresem, za który się je składa, jest rok obrotowy. Z reguły jest on taki sam jak rok kalendarzowy, czyli od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku.
Ponadto, sprawozdanie musi być podpisane przez cały zarząd (lub jedną osobę z zarządu – pozostała część oświadcza, że sprawozdanie spełnia wymogi). A następnie trzeba je przyjąć za pomocą uchwały przez właściwy organ do tego upoważniony (na przykład walne zebranie członków).
Co więcej, termin sporządzenia sprawozdania trwa do końca 3 miesiąca nowego roku obrotowego. Z kolei termin przyjęcia sprawozdania przez właściwe władze w organizacji – do końca 6 miesiąca nowego roku obrotowego. Organizacje nieprowadzące działalności gospodarczej mają termin przekazania go do Urzędu Skarbowego (Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej) przez 15 dni od daty zatwierdzenia. Podobnie wygląda to jeśli chodzi o organizacje prowadzące działalność gospodarczą, które są zarejestrowane w rejestrze przedsiębiorców KRS. Z tym, że one przekazują to do Krajowego Rejestru Sądowego.
Rodzaje sprawozdania finansowego stowarzyszenia
Sprawozdanie finansowe organizacji pozarządowej musi zostać sporządzone według konkretnie ustalonych norm. Zostały one opisane w ustawie o rachunkowości. Wzór sprawozdania finansowego można znaleźć pod załącznikiem 6 do ustawy o rachunkowości. Jest to szablon dedykowany właśnie organizacjom pozarządowym. Jednak organizacja może skorzystać również z załącznika 1, ale tylko jeżeli prowadzi pełną księgowość, bez żadnych uproszczeń.
Co ciekawe, jeżeli dane stowarzyszenie wcześniej zdecydowało się na prowadzenie uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów oraz zgłosiło swoją decyzję w odpowiednim terminie do urzędu skarbowego, to zostaje zwolniona z obowiązku składania sprawozdania organizacji pozarządowej.
Kto odpowiada za sprawozdanie finansowe?
Według wymagań przewidzianych w ustawie, za sporządzenie sprawozdania finansowego odpowiedzialny jest kierownik jednostki. Może to być jedno lub wieloosobowy organ zarządzający stowarzyszeniem, ale najczęściej jest to zarząd. W praktyce, sporządzającym sprawozdanie finansowe będzie najprawdopodobniej księgowy lub zewnętrzna firma, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych.
Mimo to warto pamiętać, że zgodnie z ustawą o rachunkowości to nie księgowy, lecz kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za sporządzenie sprawozdania finansowego. A więc, jeżeli nie zostanie ono przygotowane lub będzie błędne, to jemu grozi kara grzywny lub nawet pozbawienia wolności do lat 2.
Czy sprawozdanie finansowe może mieć formę elektroniczną?
Już od 1 października 2018 roku wszystkie sprawozdania finansowe muszą być sporządzane i podpisywane elektronicznie. Za to od 2020 r. forma elektroniczna sprawozdania jest ściśle określona. Według niej wszystkie organizacje pozarządowe, które mają obowiązek sporządzić sprawozdanie, muszą to zrobić w strukturze logicznej.
Podpisy elektroniczne pod sprawozdaniem finansowym
Co więcej, sprawozdanie finansowe stowarzyszenia musi być sporządzone w formie elektronicznej oraz podpisane elektronicznie. Sprawozdania można podpisywać kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym za pośrednictwem ePUAP.
Jaki jest termin sporządzić sprawozdanie finansowe?
Według ustawy o rachunkowości sprawozdanie finansowe musi być sporządzone przez każdą organizację pozarządową do końca 3 miesiąca od dnia bilansowego, czyli dnia zakończenia roku finansowego. Tym samym dla większości z nich będzie to 31 marca. Ten dzień oznacza termin sporządzenia oraz podpisania sprawozdania finansowego przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz kierujących stowarzyszeniem.
Jednak wtedy jeszcze nie trzeba go wysyłać do żadnej dalszej instytucji. Mamy jeszcze czas na zatwierdzenie sprawozdania finansowego. Termin zatwierdzenia sprawozdania finansowego przypada dopiero na 30 czerwca. Za to wysłać je możemy do 15 dni od daty zatwierdzenia, czyli najpóźniej do 15 lipca.
Kto zatwierdza sprawozdanie finansowe?
Organizacje pozarządowe nieprowadzące działalności gospodarczej wysyłają swoje sprawozdanie finansowe najpóźniej do 15 lipca do urzędu skarbowego. Od 2020 r. sprawozdanie przekazujemy zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Warto wysłać się je wraz z uchwałą organu zatwierdzającego sprawozdanie oraz opinią audytora. Mimo że nie jest to obowiązkowe, pozwala to urzędowi na ustalenie, że złożenie sprawozdania nastąpiło w wymaganym terminie 15 dni od daty zatwierdzenia.
Natomiast stowarzyszenie, które prowadzi działalność gospodarczą, wysyła je w tym samym terminie, tylko że do Krajowego Rejestru Sądowego. Oznacza to, że sprawozdanie wysłane do KRS nie jest już przekazywane do urzędu skarbowego.
Natomiast sprawozdanie finansowe od organizacji pożytku publicznego umieszcza się w bazie sprawozdań organizacji pożytku publicznego. Prowadzi ją Dyrektor Narodowego Instytutu Wolności – Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego.
Gdzie przesyła się zatwierdzone sprawozdanie finansowe?
Organizacje pozarządowe nieprowadzące działalności gospodarczej wysyłają swoje sprawozdanie finansowe najpóźniej do 15 lipca do urzędu skarbowego. Od 2020 r. sprawozdanie przekazujemy zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Warto wysłać się je wraz z uchwałą organu zatwierdzającego sprawozdanie oraz opinią audytora. Mimo że nie jest to obowiązkowe, pozwala to urzędowi na ustalenie, że złożenie sprawozdania nastąpiło w wymaganym terminie 15 dni od daty zatwierdzenia.
Natomiast stowarzyszenie, które prowadzi działalność gospodarczą, wysyła je w tym samym terminie, tylko że do Krajowego Rejestru Sądowego. Oznacza to, że sprawozdanie wysłane do KRS nie jest już przekazywane do urzędu skarbowego.
Natomiast sprawozdanie finansowe od organizacji pożytku publicznego umieszcza się w bazie sprawozdań organizacji pożytku publicznego. Prowadzi ją Dyrektor Narodowego Instytutu Wolności – Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego.
Czy stowarzyszenie bez działalności gospodarczej musi sporządzić sprawozdanie finansowe?
Ustawa o rachunkowości nakłada obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego przez wszystkie osoby prawne, a więc dotyczy on także wszystkich organizacji pozarządowych, bez względu na ich wielkość, wysokość przychodów czy rodzaj prowadzonej działalności.
Nawet w przypadkach, gdy organizacja jest bardzo mała i opiera się na pracy wolontariuszy, a do tego nie ma żadnych przychodów, musi złożyć sprawozdanie finansowe.
Kto podpisuje sprawozdanie finansowe podczas zmiany zarządu?
Jeśli władze stowarzyszenia zmieniły się w momencie sporządzania i zatwierdzania sprawozdania finansowego, mogą pojawić się wątpliwości co do tego, kto wówczas ponosi za nie odpowiedzialność i kto powinien je podpisać. Jednak w rzeczywistości sprawozdanie finansowe podpisują te osoby, które są członkami zarządu w momencie przyjmowania sprawozdania przez zarząd.
