Chociaż może się wydawać, że przekazanie informacji poprzez komunikaty prasowe jest bardziej klasycznym narzędziem do tego, by firma przyciągnęła uwagę mediów, nadal często się z niej korzysta. Jest ono skuteczne nie tylko, gdy dana organizacja chce przekazać swoje zdanie na pewien temat, ale także, by otworzyć przed nią drzwi do szerszej publiczności. Tylko jak napisać komunikat prasowy? Z tego artykułu dowiesz się, jak to zrobić!
Czym jest komunikat prasowy?
Zacznijmy od tego, czym tak naprawdę jest komunikat prasowy. A jest to szczególny rodzaj działań, który jest dokumentem, z którego korzysta się do budowania relacji (tak zwanego PR’u – public relations). Jego celem jest przede wszystkim dostarczenie docelowym odbiorcom, czyli mediom i opinii publicznej informacji na temat ważnych wydarzeń, nowych produktów, inicjatyw czy osiągnięć danej organizacji pozarządowej.
Służy do tego, by w jasny sposób bezpośrednio dotrzeć do grupy docelowej w swojej branży. Bardzo często komunikat prasowy poniekąd zachęca dziennikarzy do tworzenia dalszych treści na jego temat, co tylko pomaga zyskać jeszcze więcej rozgłosu i budować świadomość marki.
Informacje prasowe wyszczególniają konkretne punkty, którymi organizacja pozarządowa chciałaby się podzielić z szerszym gronem. Istotne jest też to, aby pozwalały one na przekazanie podstawowych danych tak, aby osoby niezaznajomione wcześniej z tematem, mogły zrozumieć cały kontekst. Z takiego rozwiązania korzysta wiele podmiotów. Stawiają na nie nie tylko organizacje non profit, ale też przedsiębiorstwa. Wszystko, aby zapewnić sobie możliwość bezpośredniego dotarcia do grupy docelowej.
Dlatego też warto wcześniej zastanowić się, do kogo powinien być skierowany. Chociażby jeżeli działamy tylko w jednym mieście, lepiej, aby komunikat prasowy był najczęściej sprofilowany lokalnie.
Tworzenie komunikatu prasowego
Aby komunikat prasowy mógł być skuteczny, powinien posiadać odpowiednią strukturę. W związku z tym, dobrą praktyką jest stosowanie się do ogólnie panujących szablonów informacji prasowej. Z jednej strony ma on być jak najbardziej zgodny z tym, co faktycznie chcemy przekazać. Ale mimo to warto kierować się przyjętymi normami, dzięki którym cały komunikat prasowy pozostanie przejrzysty. W takim razie, jak napisać informację prasową?
Tytuł i nagłówki informacji prasowej
Należy zacząć od tytułu i nagłówków – powinny one nie tylko przyciągać uwagę, ale też być adekwatne do głównego tematu. To na ich podstawie dziennikarze decydują, czy warto spróbować przeczytać dany temat. Wstęp do tekstu powinien także zawierać najważniejsze informacje o tym, co tak naprawdę chcemy powiedzieć.
Rozwinięcie informacji prasowej
W kolejnym kroku przechodzimy do rozwinięcia wprowadzenia. Odpowiada ono na ważne pytania: kto, co, gdzie, kiedy i dlaczego. W ten sposób pozwalamy czytelnikom zrozumieć cały kontekst wypowiedzi. W rozwinięciu należy szczegółowo opisać wydarzenie, produkt czy osiągnięcia. W ten sposób jest to miejsce na najbardziej szczegółowe informacje oraz wypowiedzi osób, związanych z wydarzeniem lub tematem informacji prasowej.
Jak napisać komunikat prasowy – odpowiedni język
Pisząc komunikat prasowy, należy też zadbać o odpowiedni język. Powinien mieć bardziej oficjalny i poważny wydźwięk, ale pamiętajmy o klarowności i precyzyjnym przekazie. Mimo to współczesne informacje prasowe często odchodzą od „urzędniczego” stylu. W zależności od branży i medium mogą być pisane lekko, a nawet z humorem.
Lepiej nie dodawać branżowego, specjalistycznego słownictwa, które dla sporej części odbiorców mogłoby pozostać niezrozumiałe.
Zakończenie informacji prasowej
Ważne jest też zakończenie komunikatu prasowego. Istotne jest w nim to, aby zawierało najbardziej potrzebne, ogólne informacje o samej organizacji oraz call to action (wezwanie do działania). To już zależy od tego, jaki jest nasz własny cel. Może być nim zachęcenie do możliwości kupienia jakiegoś produktu, zachęcenie do pozostawienia kontaktu (przydatne do budowania bazy kontaktów), skierowanie do mediów społecznościowych lub odwiedzenie strony internetowej (zależne od miejsca komunikatu prasowego). Zakończenie powinno być naturalnym podsumowaniem komunikatu, które nie pozostawia wątpliwości co do następnych kroków, które odbiorcy mogą podjąć.
Ostatnim etapem jest już dodanie prasowych danych kontaktowych. Jest to wzmianka o tym, jak dziennikarze mogą uzyskać więcej informacji. Mogą to być adresy mailowe bądź telefoniczne. To umożliwia mediom bezpośredni kontakt z odpowiednimi osobami, które mogą podać więcej dodatkowych informacji.
Jeżeli umieszczamy komunikat prasowy na stronie www lub mediach społecznościowych, warto nieco go uatrakcyjnić. Zdjęcia, grafiki czy wideo znacznie bardziej przykuwają wzrok niż czysty tekst. Oczywiście jeszcze przed wykorzystaniem materiałów należy upewnić się, czy mamy zgodę na wykorzystywanie czyjegoś wizerunku, jeśli pokazują one inne osoby.
Dystrybucja komunikatów prasowych
W rzeczywistości dystrybucja komunikat prasowych jest tak samo ważna, jak przygotowanie. Należy zacząć od określenia celów i grupy docelowej odbiorców. To właśnie one określą nam, gdzie należy umieścić daną informację prasową. Elementem skutecznej dystrybucji jest również dobrze przygotowana baza mediów – aktualna, zawierająca adresy mailowe konkretnych dziennikarzy zainteresowanych daną tematyką. W tytule maila warto od razu wskazać najważniejszą informację lub korzyść dla odbiorcy. Treść wiadomości powinna być zwięzła, a załączniki (np. zdjęcia czy komunikat) najlepiej przesłać jako linki do chmury – pozwala to uniknąć problemów z wielkością wiadomości.
Pamiętajmy też, że skuteczność komunikacji wzrasta dzięki personalizacji. Zamiast wysyłać wiadomość zaczynającą się od „Dzień dobry Państwu”, lepiej zwrócić się do konkretnej osoby i nawiązać do jej wcześniejszych publikacji.
Tradycyjnie komunikaty prasowe wysyła się do redakcji gazet, stacji telewizyjnych, radiowych i magazynów branżowych. Jednak w dobie cyfryzacji ogromną rolę odgrywa dotarcie do portali internetowych, blogerów czy influencerów. Mają one ogromną siłę przebicia i mogą w bardzo szybkim tempie pomóc przekazać daną wiadomość szerszej publiczności.
Dobrze jest też być świadomym optymalizacji tekstu pod kątem SEO. Jeżeli publikujemy informację prasową na stronie internetowej, publikacja powinna wcześniej zostać przygotowana tak, aby mogła pojawiać się wysoko w wynikach wyszukiwania.
Wśród serwisów, które oferują dystrybucję komunikatów prasowych, możemy wyróżnić witryny, takie jak PR Newswire czy Business Wire. Pomimo tego, że taka publikacja jest płatna, pomaga od razu zyskać spory zasięg i finalnie dotrzeć do dużej liczby dziennikarzy.
Pamiętajmy też o tym, że skuteczność danych narzędzi komunikacyjnych zależy w dużej mierze od odpowiedniego używania oraz ciągłego aktualizowania bazy danych i utrzymywania dobrych relacji z dziennikarzami.
Wzór komunikatu prasowego – przykład
Chwytliwy tytuł informacji prasowej to dziś podstawa. W czasach scrollowania i selekcji po pierwszym rzucie oka to właśnie on decyduje, czy ktokolwiek przeczyta resztę. Powinien być konkretny, emocjonalny i natychmiast pokazywać, o co chodzi. Np: „Rusza projekt Zielona Przyszłość – edukacja ekologiczna dla dzieci z małych miejscowości”. Przykład informacji prasowej dla organizacji pozarządowej może wyglądać w następujący sposób:
Tytuł
Organizacja pozarządowa XYZ rozpoczyna nową inicjatywę na rzecz [temat działań, np. ochrony środowiska]
Lead
Organizacja pozarządowa XYZ ogłasza start nowego projektu, którego celem jest [krótkie określenie celu inicjatywy], realizowanego na terenie [obszar działania, np. całej Polski].
Data i miejsce wydania
Warszawa, 15 czerwca 2025 r.
Treść
Organizacja pozarządowa XYZ, od lat aktywnie działająca na rzecz [obszar działalności – np. edukacji ekologicznej, integracji społecznej, praw człowieka], z dumą ogłasza rozpoczęcie nowej inicjatywy. Projekt zakłada [opis działań – np. prowadzenie warsztatów, organizację kampanii informacyjnej, wsparcie dla konkretnej grupy społecznej].
„Naszym celem jest realna zmiana i budowanie świadomego społeczeństwa. Wierzymy, że dzięki tej inicjatywie uda się dotrzeć do osób, które najbardziej potrzebują wsparcia i wiedzy w tym obszarze” – mówi [imię i nazwisko], [funkcja w organizacji].
Projekt realizowany będzie w [zakres geograficzny, np. wybranych miastach, regionach lub całym kraju] i potrwa do [planowana data zakończenia lub informacja o charakterze ciągłym]. Działania będą prowadzone we współpracy z lokalnymi partnerami i wolontariuszami, a także z wykorzystaniem nowoczesnych narzędzi komunikacji.
Informacje o organizacji XYZ
Organizacja pozarządowa XYZ to niezależna inicjatywa społeczna, działająca od [rok założenia] roku. Jej misją jest [krótkie przedstawienie misji organizacji – np. wspieranie zrównoważonego rozwoju, promocja praw człowieka, przeciwdziałanie wykluczeniu społecznemu]. Na swoim koncie ma liczne projekty lokalne i ogólnopolskie, które przyniosły realne zmiany i poprawę jakości życia wielu osób.
Dane kontaktowe
W celu uzyskania dodatkowych informacji prosimy o kontakt:
[Imię i nazwisko]
[Funkcja w organizacji]
Organizacja Pozarządowa XYZ
Email: …
Telefon: …
Dodatkowo, jeśli projekt ma stronę, formularz zgłoszeniowy, materiały wizualne – warto dodać link, aby odbiorca mógł od razu przejść do materiałów.
Dlaczego warto przygotować komunikat prasowy?
Przekazanie informacji prasowej to skuteczne narzędzie do tego, by w łatwy sposób dotrzeć do mediów i dziennikarzy, a w efekcie zyskać więcej rozgłosu na temat swojej organizacji pozarządowej. Warto jednak pamiętać, że dotarcie do mediów może być łatwiejsze dzięki komunikatowi, ale samo w sobie nie gwarantuje sukcesu.
Co więcej, jest to o tyle wygodna forma, że pozwala całkowicie kontrolować swój przekaz. To organizacja sama decyduje, co chce powiedzieć i w jaki sposób. Wzmacnia dzięki temu wiarygodność, ponieważ informacje pochodzą bezpośrednio od źródła.
